TUN setzt sich mit Vicki Lavendol, einer Ausbilderin am Rosen College of Hospitality Management der Universität von Zentralflorida, zusammen, um die Vor- und Nachteile zu besprechen, wenn Professoren und Lehrer per E-Mail benachrichtigt werden.
TUN: Professor Lavendol, vielen Dank, dass Sie sich die Zeit genommen haben, heute mit uns zu sprechen.
LAVENDOL: Vielen Dank für die Gelegenheit, heute dabei zu sein.
Beginnen wir mit dem Einleitungsteil der E-Mail. Wie sollten Studierende ihre E-Mails an Professoren oder Lehrer beginnen? Nehmen wir an, es handelt sich um einen neuen Lehrer, den sie vielleicht noch nicht kennen. Sollten sich Studierende an das formelle „Lieber“ halten? Ist die Verwendung von „Hallo“ oder „Hallo“ in Ordnung? Wo ist die Grenze?
Wenn ich an Studenten schreibe, sage ich nicht: "Lieber Tom und Sally." Ich erwarte also nie ein "Liebes". Ich bekomme manchmal ein "Liebes", aber mir geht es so oder so vollkommen gut. Es kann sein: "Hallo Professor Lavendol."
Ich erwarte eine Art Gruß. Ich bin froh, wenn es nur "Professor Lavendol" ist. Es spielt auf die eine oder andere Weise keine Rolle.
Auch dies sind meine Perspektiven als Fakultätsmitglied. Ich bin mir sicher, dass andere Fakultäten andere haben, aber ich freue mich, dies aus meiner Sicht als Kommunikationsprofessor zu teilen.
Angenommen, Ihr Professor hat promoviert. Wenn Sie sich diesem Professor vorstellen, sollten Sie "Dr." vorweg? Oder ist es am besten, einfach bei "Professor" zu bleiben?
"DR." Immer – jeder, der einen Doktorgrad erworben hat, verdient es, jedes Mal aufs Neue geehrt und respektiert zu werden. Es wird also immer „Dr.“ heißen. und ihr Nachname. Verwenden Sie niemals „Frau“.
Ich denke nicht, dass "Professor" für irgendjemanden zu beanstanden ist. In unserem Gespräch wäre ich „Professor Lavendol“, weil ich nicht promoviert habe. Aber ich würde jeden, der promoviert hat, unbedingt als "Dr."
Wie sollten die Schüler mit dem Text ihrer E-Mails beginnen, wenn sie zum Textkörper der E-Mail übergehen? Beginnen Sie am besten mit einer bedeutungslosen Schönheit wie "Ich hoffe, alles ist gut" oder "Ich hoffe, Sie hatten ein tolles Wochenende?" Oder sollten die Schüler direkt auf den Punkt kommen?
Meine Perspektive ist, dass beide in Ordnung sind. Manchmal hängt das davon ab, wie viel Zeit Sie haben, dem Zeitpunkt der Nachricht und dem Inhalt der Nachricht.
Wenn ich mit Studenten interagiere, beschäftigen wir uns normalerweise mit Fragen zum Kurs oder einer Aufgabe. Normalerweise gehen wir einfach dazu.
Ich denke, dass Sie irgendwo in der Nachricht herzlich sein sollten. Entweder "Danke", "einen schönen Tag", "guten Nachmittag", "guten Morgen" oder eine solche Begrüßung ist in Ordnung und willkommen.
Es ist jedoch nicht notwendig zu kommentieren: "Hast du das Spiel dieses Wochenende gesehen?" oder "Hast du bemerkt, wie sonnig es am Strand war?"
Wenn es einen Umstand gegeben hat, in dem der Schüler krank war, könnte ich irgendwann in der Nachricht sagen: „Ich hoffe, dass Sie sich besser fühlen“.
Es ist in keiner Weise negativ, aber es wird auch nicht erwartet, dass es etwas anderes als den Zweck der Kommunikation hat.
Haben Sie Tipps, wie Studierende ihren Professoren oder Lehrern mitteilen sollten, wer sie sind? Sollten sie ihren Namen gleich zu Beginn angeben oder ihren Namen erst bei der Verabschiedung ganz am Ende der E-Mail erwähnen?
Es gibt keinen Grund, „mein Name ist“ anzugeben, da Ihr Name in der E-Mail, in der Betreffzeile und in der Signatur steht. Es gibt also keinen Grund für eine Zeile mit der Aufschrift „Mein Name ist“.
Ich möchte über den Inhalt des E-Mail-Textes sprechen. Ist es am besten, sich dort kurz zu fassen, oder sollten Sie viele Details und Erklärungen hinzufügen?
Ich denke, das Ziel ist es, ein bedeutungsvolles Gespräch zu führen und das Hin und Her zu minimieren.
Anstatt zu sagen: „Ich würde mich gerne einmal mit Ihnen treffen“, schreiben Sie: „Ich würde mich gerne während Ihrer Bürozeiten am Dienstag mit Ihnen treffen.“ Sind Sie um 2 Uhr erreichbar?“
Ich wäre so spezifisch wie Sie, denn das Schöne an E-Mails (und die Herausforderung von E-Mails) ist, dass wir jederzeit antworten können, wenn wir dazu in der Lage sind. Selbst wenn wir unterschiedliche Zeitpläne haben, können wir die Nachrichten des anderen abrufen.
Sie möchten aber auch die Verzögerung zwischen E-Mails minimieren. Wenn ich vier Stunden Unterricht habe oder Sie acht Stunden arbeiten, möchten Sie es klarstellen. Daher würde ich sagen, dass Sie so viele Details darlegen sollten, wie Sie benötigen, um Ihre Ziele und Ziele des Gesprächs zu erreichen, damit Sie das Hin und Her minimieren können. Und es kann zu einigem Hin und Her kommen.
Und ich wäre nachlässig, wenn ich hier nicht hinzufügen würde, dass E-Mail nicht das beste Werkzeug für jedes einzelne Gespräch aller Zeiten ist.
Manchmal kann es sein, dass wir sagen: „Weißt du was, es hört sich so an, als wäre das etwas komplizierter und vielleicht sollten wir einen Anruf oder ein Zoom oder einen Chat vereinbaren, oder vielleicht könnten wir das auf andere Weise regeln, um das sicherzustellen.“ Wir beantworten alle Ihre Fragen oder stellen sicher, dass Sie aus dem Gespräch das bekommen, was Sie brauchen.“
Ich muss jetzt fragen, gibt es große Do-Nots? Gibt es bestimmte Sätze, Wörter oder vielleicht Schreibstile, die Schüler unbedingt vermeiden sollten, wenn sie ihren Professoren oder Lehrern eine E-Mail senden?
Ja. Ich denke, Sie wollen nicht die Lässigkeit, die Schüler manchmal mit Freunden verwenden.
Ich habe zum Beispiel einmal einem Studenten eine Nachricht geschrieben und zurückbekommen: „Oh, ich wusste nicht, welcher Tag heute war.“ Und sie gingen einfach auf Fragen zu dem Kommentar ein, den ich gemacht hatte, ohne Begrüßung, ohne Bestätigung, ohne Unterschrift, ohne all das.
Ich habe auch E-Mails mit Sätzen in Großbuchstaben erhalten, wenn ein Schüler über irgendetwas verärgert war. Wenn Sie also verärgert sind, denken Sie einen Moment darüber nach.
Wir hatten alle Zeiten, in denen wir verärgert waren, und wir haben geantwortet, bevor wir unsere Antwort wirklich durchdacht haben. Das ist mir passiert, und ich musste zurückgehen und sagen: „Ich entschuldige mich. Diese Antwort war nicht so freundlich, wie es hätte sein sollen. Ich habe versucht, mich kurz zu fassen. “
Auch hier ist es in Ordnung, Fehler in unserer Kommunikation zu machen. Es ist auch in Ordnung, sich dafür zu entschuldigen. Ich habe das auch mit Schülern in beide Richtungen erlebt.
Auch hier ist die Sache nicht so lässig zu sein. Ich denke, es würde genug Respekt geben, wenn Grüße und eine Unterschrift wie „Danke für Ihre Zeit“ verwendet werden.
Was sind die am besten geeigneten Abmeldungen? Gibt es Dinge, die Sie verwenden sollten? Gibt es Dinge, die Sie vermeiden sollten?
In unserem beruflichen Austausch bitten wir meistens um Informationen oder um Klarstellung. Ich denke also, dass wir es meistens, wenn wir uns mit einem anderen unterhalten haben, mit „Danke“ schließen. Wir danken ihnen für ihre Zeit. Wir danken ihnen für die Informationen. Wir danken ihnen für ihre Antwort. Ich denke, "Danke" ist die ganze Zeit zu 100 Prozent golden. Ich denke, Sie können mit "Danke" nichts falsch machen.
Manche Leute bevorzugen „beste“ oder „beste Wünsche“, und das ist völlig in Ordnung. Aber wenn Sie sich für das, was passiert ist, bedanken müssen, dann kann „Danke“ ein Teil davon sein. Ich glaube nicht, dass ich diesbezüglich etwas Unangemessenes gesehen habe.
Ich habe oft kein Abschließen und keine Begrüßung gesehen und nur die Frage: „Was ist mit dieser Klasse los?“ oder „Was ist mit diesem Abschluss oder dieser Aufgabe los?“ Hat für mich keinen Sinn ergeben.
Lassen Sie uns über Folge-E-Mails sprechen. Wenn ein Professor oder Lehrer nicht innerhalb einer bestimmten Zeit antwortet und der Schüler eine Antwort auf eine Frage benötigt, ist es angemessen, dass dieser Schüler nachverfolgt? Wenn ja, wie lange sollten die Schüler warten? Haben Sie Ratschläge, wie sie eine Folge-E-Mail erstellen sollen?
Wann immer es sich um eine Zeitleiste handelt, möchten Sie dies ausdrücken. Wenn zum Beispiel jemand nach einem Empfehlungsschreiben fragt, lautet eine meiner Anschlussfragen immer: "Wann brauchen Sie es?"
Es ist hilfreich, darüber nachzudenken, wonach wir fragen und bis wann wir nach einer Antwort suchen.
Manche Professoren sagen: „Ich werde auf E-Mails innerhalb so vieler Stunden, so vieler Tage oder innerhalb einer Woche antworten.“
Das stelle ich nicht fest. Ich versuche so schnell wie möglich zurück zu kommen. Manchmal passieren Dinge, die uns davon abhalten. Hin und wieder gehen Dinge verloren oder senden nie. All diese Dinge passieren.
Ein angemessenes Follow-up könnte wie folgt klingen: „Ich habe Sie am Dienstag angeschrieben. Dies ist der nächste Montag, und ich hatte nur auf Klärung gehofft, bevor ich Sie am Dienstag im Unterricht sehe. “
Du willst niemals respektlos sein. Aber es ist in Ordnung zu sagen: "Ich bin nicht sicher, ob Sie meine Nachricht erhalten haben, aber ich hatte gehofft, dies morgen vor unserem Unterricht zu klären."
Realistisch gesehen, wenn es 20 Minuten vor unserer Klasse ist, kann ich die vier Stunden davor in einer anderen Klasse sein. Wenn es mein Unterrichtstag ist, kann ich den ganzen Tag im Unterricht sein. Denken Sie also daran, dass dies nicht nur Ihr Zeitplan ist. Jemand, der eine Klasse unterrichtet, hat keinen Zugang, um zu antworten, insbesondere in den letzten 15 Minuten vor Beginn der Klasse.
Was ist ein angemessener Zeitrahmen für Schüler, um ihre E-Mails zu senden? Können sie eine E-Mail um 3 Uhr morgens senden oder ist es am besten, sie zwischen 9 und 5 Uhr aufzubewahren?
Ich habe kein Problem mit einer verspäteten E-Mail. Vielleicht haben einige Professoren erneut festgestellt: "Dies sind die Zeiten, in denen ich E-Mails überprüfe und beantworte."
Aber das ist eine der Schönheiten der E-Mail. Ich kann es nach Belieben senden, und Sie erhalten es nach Belieben. Ich habe also keine Bedenken, es sei denn, es war 3 Uhr morgens und Sie brauchen in diesem Moment eine Antwort.
Ich denke auch, dass es in Ordnung ist zu sagen: „Ich schicke das jetzt, weil ich gerade von der Arbeit gekommen bin und weiß, dass ich wahrscheinlich erst am nächsten Tag von Ihnen hören werde.“ Das ist auch in Ordnung.
Machen Sie sich erneut klar, was Ihre Erwartungen und der Zeitplan sind. Ich denke das hilft allen.
Nochmals vielen Dank, dass Sie sich die Zeit genommen haben, mit uns zu sprechen.
Es war mir ein Vergnügen. Ich hoffe das ist hilfreich. Das Fazit ist, wie ein Profi zu denken. Ein Teil der College-Erfahrung besteht darin, Sie darauf vorzubereiten, ein erfolgreicher Profi in einem von Ihnen gewählten Bereich zu sein. Kommunikation ist ein wirklich wichtiger Teil davon. Wenn Sie also denken: „Wie stelle ich sicher, dass ich professionell bin?“, Wird Ihnen dies beim Verlassen des Campus gute Dienste leisten.
Dieses Interview wurde aus Gründen der Übersichtlichkeit bearbeitet.
