Ich bin kein Professor (oder Chef), aber ich bekomme unzählige E-Mails von Schülern, die ich bei meiner Freiwilligenarbeit beaufsichtige. Als Vorgesetzter ist es eine meiner Hauptaufgaben, die ganze Woche über per E-Mail mit den Freiwilligen der High School zu kommunizieren. Im Laufe der Zeit bin ich geworden - unfreiwillig aber natürlich - die Ansprechpartnerin für Fragen, Bedenken und Beschwerden bezüglich der Freiwilligenarbeit und der Organisation. Bevor ich es wusste, erhielt ich E-Mails nicht nur von den Freiwilligen, die ich beaufsichtige, sondern auch von Außenstehenden mit Anfragen (In #3 unten erfahren Sie, wie Sie eine E-Mail an jemanden senden, mit dem Sie noch nie in Kontakt getreten sind).

Nach drei Jahren des „Hin und Her“ bin ich zu dem Schluss gekommen, dass diese gut gemeinte junge Generation definitiv Hilfe in der Abteilung für E-Mail-Etikette gebrauchen kann.

Aber Schüler sind nicht die Einzigen, die keine ordnungsgemäßen E-Mail-Etikette verwenden. Viele College-Studenten und junge Absolventen sind gleichermaßen ratlos (und werden vielleicht als „unprofessioneller“ angesehen, weil sie es besser wissen sollen), wenn es darum geht, ihren Professoren und höheren Mitarbeitern eine E-Mail zu schicken.

Ich hoffe, dass jeder, der diesen Artikel liest, diese wichtigen E-Mail-Etiketten lernen und in die Praxis umsetzen kann und dass seine E-Mails ernst genommen werden. 

Das Schreiben einer guten E-Mail ist sowohl im College als auch am Arbeitsplatz ein MUSS.

* Dieser Artikel richtet sich an Studenten, die an Professoren schreiben, aber Sie können "Professoren" mit "Chefs" austauschen, wenn Sie arbeiten.

1. Sprechen Sie Ihren Professor professionell an

"Lieber Professor [Nachname]" wäre ein guter Ausgangspunkt.

Wenn Sie schon einmal mit dem Professor gesprochen haben, ist es wahrscheinlich sicher, „Hallo Professor [Nachname]“ zu sagen, aber es ist wahrscheinlich nie eine gute Idee, als Anrede „Hey“ zu sagen, egal wie „nah“ Sie sich befinden der Professor.

+ Einige Dinge zu beachten:

• Sie können den Professor als Dr. ansprechen, wenn er promoviert hat, aber „Professor“ ist wahrscheinlich Ihre sicherste Wahl, da einige von ihnen nicht als „Arzt“ angesprochen werden möchten.

• Vermeiden Sie es, "Frau" oder "Fräulein" oder "Herr" zu sagen, da dies ungeachtet Ihrer Absicht anstößig sein oder unnötige Unannehmlichkeiten verursachen kann. Außerdem ist dies das College, von dem wir sprechen - wir bezeichnen sie als "Professoren".

• Sprechen Sie sie nicht mit Vornamen an, es sei denn, sie erteilen Ihnen ausdrücklich die Erlaubnis dazu.

• Schreibe den Namen des Professors richtig. Schreib es genau wie es auf dem Lehrplan steht - zweimal prüfen.

2. Erkennen Sie Ihren Professor als Einzelperson an

Sie haben einen bestimmten Grund, Ihrem Professor eine E-Mail zu senden, das verstehe ich. Springe aber nicht direkt zu deinem Punkt und frage oder fordere etwas von ihnen an. Erkennen Sie an, dass auch sie ein persönliches Leben außerhalb ihrer Akademie führen - sie sind nicht ihre Rolle.

Ob echt oder nicht (obwohl Aufrichtigkeit zeigt immer), grüßen Sie Ihren Professor und erkennen Sie ihn als Individuum an. Sie können etwas sagen wie "Ich hoffe, Sie hatten ein tolles Wochenende!" Das Hinzufügen dieses einfachen Satzes kann einen großen Unterschied in der Antwort bewirken, die Sie erhalten.

3. Stelle dich vor

Wirklich, bitte. Nach meiner persönlichen Erfahrung war die frustrierendste E-Mail, die ich erhalten habe, eine, bei der sich die Person nicht vorgestellt hat (Ich hatte keine Ahnung, wer sie war) und sprang direkt zu „dem Punkt“, der bereits gegen die Regeln # 1- # 3 verstößt.

Ich möchte mich freiwillig melden, weiß aber nicht wie.

Das war die E-Mail, die ich in meiner (persönlichen) bekam) Posteingang. Keine Grüße, keine Einführung, keine Höflichkeit.

Als ich die E-Mail lesen, die mich buchstäblich nahm 2 Sekunden, dachte ich mir: Ich weiß nicht, wer du bist, wie du meine E-Mail bekommen hast und warum du denkst, ich sollte dir deine Bitte gewähren, wenn ich dich nicht einmal kenne.

Aber abgesehen von der mangelnden Professionalität (und meinem Ärger) antwortete ich mit allen Details, wie sie sich als Freiwillige bewerben kann (was sie leicht auf der Website gefunden haben könnte - siehe #4 unten), nur um eine ebenso unprofessionelle 9-Antwort zu erhalten: „Oh, sorry. Ich glaube nicht, dass ich mich freiwillig melden kann. “

Ich hoffe, ich muss nicht näher darauf eingehen.

Wenn Sie Student sind, gehen Sie nicht davon aus, dass der Professor Sie kennt. Und was noch wichtiger ist: Lassen Sie den Professor nicht aus dem Weg gehen, um herauszufinden, wer Sie sind. Sie sollten derjenige sein, der alle erforderlichen Informationen wie Ihre Studentenidentifikationsnummer, Ihren Klassenabschnitt, Ihre Kursnummer usw. bereitstellt.

Dies ist besonders wichtig, wenn Sie Ihrem Professor zum ersten Mal eine E-Mail senden oder wenn Sie noch nie zuvor mit ihm / ihr interagiert haben. Wenn ja, ist es immer noch eine gute Idee, den Professor daran zu erinnern - zum Beispiel könnte man sagen: "Ich bin das Mädchen, das nach dem Unterricht geblieben ist, um dich danach zu fragen."

4. Erklären Sie, warum Sie schreiben

Jetzt ist es endlich an der Zeit, Ihren wahren Grund für das Schreiben preiszugeben. Sie benötigen einen Termin zu machen, den Professor außerhalb seiner Bürozeiten zu sehen? Haben Sie einen Konflikt Prüfung Zeitplan? Was auch immer es ist, machen Sie es kurz und unkompliziert, aber seien Sie höflich. Reden Sie nicht um den heißen Brei herum, entschuldigen Sie sich nicht und geben Sie keine übermäßigen Details an. Ihr Professor kümmert sich darum, was er / sie für Sie tun kann, nicht warum vom Nutzer definierten sollte Tu etwas für dich (wahrscheinlich müssen sie es nicht).

BEVOR SIE DIESE E-MAIL SENDEN, fragen Sie sich diese Fragen:

a) Ist die Information, die ich bereits in den Lehrplan suche?

b) Kann ein Mitschüler erklären oder dieses Problem für mich lösen?

c) Ist der Professor eigentlich die einzige Person, die meine Frage beantworten kann, oder mein Problem lösen?

5. Fügen Sie einen (höflichen) Aufruf zum Handeln hinzu

Call-to-Actions sind nicht nur in der Welt des Vertriebs und Marketings, sondern auch in unserem täglichen Leben wunderbar. Handlungsaufforderungen sind keine Befehle, sondern Anforderungen. Bevor Sie Ihre E-Mail beenden, formulieren Sie Ihre Anfrage (n) neu oder markieren Sie sie und fragen Sie den Professor, ob er / sie das / die von Ihnen angesprochene (n) Problem (e) beheben könnte (n). Sie können dies tun, indem Sie etwas sagen wie "Ich würde mich sehr freuen, wenn Sie mir bei [Problem] helfen könnten" oder "Bitte lassen Sie mich wissen, wann die beste Zeit für Sie ist - ich würde gerne persönlich mit Ihnen sprechen."

6. Danken Sie dem Professor

Dieser ist ziemlich offensichtlich, aber die Schüler vergessen dies die ganze Zeit! Vielen Dank, dass Sie sich beim Schließen Ihrer E-Mail die Zeit genommen haben, Ihre E-Mail zu lesen. Es ist eine übliche Höflichkeit.

7. Bleiben Sie dran, aber seien Sie nicht anspruchsvoll

Wenn Sie keine Antwort erhalten, warten Sie. Und warten Sie noch etwas (wenn es nicht sehr dringend ist). Nachdem Sie „genug“ gewartet haben, folgen Sie vorsichtig. Machen Sie den Professor nicht dafür verantwortlich, dass er Sie ignoriert oder vergessen hat zu antworten - der Professor hatte möglicherweise dringlichere und dringlichere Angelegenheiten zu erledigen, oder Ihre E-Mail wurde möglicherweise unbeabsichtigt unter anderen E-Mails vergraben.

Wenn Sie Ihre Follow-up-E-Mail senden, sich auf Ihre ursprüngliche E-Mail, aber daran erinnern, noch den Professor, was Ihre ursprüngliche Anforderung war. Und dann einfach lassen ihn / sie wissen, dass Sie immer noch auf eine Antwort warten.

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Das ist es! Wenn Sie diese 7-Schritte befolgt haben, haben Sie alles getan, was Sie können (oder das Nötigste).

Die Möglichkeit, eine gute, professionelle E-Mail zu schreiben, ist nicht nur ein Vorteil in der Schule, sondern eine Notwendigkeit. Sie werden Professoren, Kommilitonen, Chefs werden per E-Mail und sogar für den Rest Ihres Lebens Freunde, so dass Sie könnte genauso gut lernen, es richtig zu machen.

Bitte, bitte, bitte, bevor Sie auf diese Schaltfläche klicken, vergewissern Sie sich, dass Sie in Ihrer Kommunikation klar und höflich sind.

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